Transformação Digital: vai ter um novo sistema? Então, tem de ler isto

A transformação digital não se relaciona diretamente com tecnologia, mas muitas vezes exige o recurso à tecnologia para atingir a transformação da organização. Uma situação frequente nos processos de transformação digital é a necessidade de substituir sistemas que já se encontram ultrapassados e adotar um novo sistema.

 

Normalmente, o novo sistema insere-se na estratégia digital da organização que prevê a alterações na cultura e na forma de fazer negócio na empresa, até porque 64% das empresas acreditam que uma estratégia de transformação digital é essencial para gerar lucros (Constellation Research, 2017).

 

No entanto, o desenvolvimento de um novo sistema pode ser uma das etapas mais desafiantes dos processos de transformação digital. É que não basta escolher um conjunto de tecnologias emergentes, é preciso saber como se pode tirar partido da tecnologia a longo prazo e escolher um parceiro com experiência e garantias.

 

Sendo assim, reunimos 5 passos que o vão ajudar a manter o foco e garantir que o investimento que fará no seu novo sistema não será em vão.

 

Passo 1: Escolha o parceiro certo

 

Infelizmente não há uma receita mágica para a escolha de um parceiro tecnológico que garanta o sucesso do seu novo sistema. Mas, há alguns fatores a ter em conta: a experiência em projetos semelhantes, as tecnologias utilizadas, o tipo de recursos que disponibilizam e, claro, o preço. É também essencial verificar quais os serviços que estão incluídos após a conclusão dos trabalhos, porque é importante garantir que existe uma equipa responsável pela manutenção do sistema.

 

Passo 2: Defina a equipa que será a responsável pelo projeto

 

Independentemente do parceiro que escolher é fundamental ter uma equipa da organização responsável pelo projeto. Por norma, definem-se dois perfis, um líder executivo e um gestor do projeto. O líder executivo, mais ligado à direção, tem a seu cargo o sucesso estratégico e económico do projeto e alinha os objetivos dos sistema com os objetivos do negócio. O gestor do projeto é responsável por gerir o relacionamento com o fornecedor, manter o projeto dentro do seu âmbito, prazo e orçamento, comunicar as mudanças na organização e garantir que todos receberão formação no novo sistema.

 

Passo 3. Decida os objetivos a alcançar

 

Antes do início do projeto, é necessário elaborar objetivos e requisitos que possam ajudar a perceber se o desenvolvimento do sistema foi ou não bem sucedido. Certifique-se que, pelo menos a maior parte desses objetivos/requisitos são mensuráveis. Mais uma vez, não há uma lista de KPIs que sejam aplicáveis a todas as organizações e o que funciona numas, pode não funcionar noutras. Ainda assim, responder a perguntas como “em que ponto estamos?”, “qual o maior resultado/benefício que procuramos?”, normalmente ajuda.

 

Passo 4: Delegue, mas não descuide

 

Esta situação não é rara: o líder executivo (e a direção) suporta financeiramente o projeto, mas depois começa lentamente a distanciar-se, deixando toda a responsabilidade no gestor do projeto. Em qualquer projeto, o apoio da liderança da organização é fundamental, por isso é importante que esta se envolva e faça os esforços necessários para alcançar os objetivos definidos, sinalizando as situações de alerta e fazendo reajustes, sempre que necessário.

 

Passo 5. Está a funcionar, mas saiba que isso não chega!

 

Quando o novo sistema está finalmente disponível para todos, pode haver a ideia de que o projeto está terminado. Nada mais errado! Disponibilizar o novo sistema é apenas uma etapa, seguem-se tarefas como assegurar que todos os utilizadores sabem utilizar o novo sistema, perceber se algo necessita de ser alterado e, claro, analisar as oportunidades de melhoria do sistema.

 

Sabendo que a possibilidade de insucesso nos processos de transformação digital é real, é essencial ter uma estratégia delineada que garanta a adesão de todos não só ao novo sistema, mas também às novas formas de executar tarefas e de funcionamento da organização.

 

Para isso, a figura de um parceiro estratégico pode ser muito importante, porque além de poder ajudar a organização a melhorar os seus processos através de tecnologia, também poderá ajudá-lo a motivar a equipa para adotar as alterações que decorrem dos processos de transformação digital. Na prática, para ter sucesso, é também importante preparar a sua equipa para o sucesso.